En un mundo financiero en constante evolución, donde las exigencias regulatorias y las expectativas de los clientes no dejan de crecer, la automatización de procesos se convierte en un recurso imprescindible. Entre estos procesos, la verificación de la identidad de los clientes, conocida como "Know Your Customer" (KYC), juega un papel crucial. La automatización de KYC no solo transforma la forma en que las instituciones financieras gestionan la incorporación de clientes, sino que también mejora la seguridad, la eficiencia y la experiencia del cliente. Descubre cómo la automatización KYC puede revolucionar la banca y los seguros, garantizando al mismo tiempo el cumplimiento normativo y la satisfacción del cliente.
¿Qué es el KYC?
"Know Your Customer" (KYC) es un proceso esencial en el sector financiero que permite a las instituciones verificar la identidad de sus clientes, evaluar los riesgos y cumplir con las normativas. Este proceso es crucial para prevenir delitos financieros como el blanqueo de capitales, el fraude y la financiación del terrorismo. Con la evolución constante de las normativas, la automatización del KYC se convierte en una necesidad para bancos y compañías de seguros.
Inconvenientes de los procesos tradicionales de KYC
Los procesos tradicionales de KYC suelen ser complejos y prolongados. Involucran la entrada manual de datos, una gran cantidad de papeleo y procedimientos de verificación que consumen mucho tiempo. Estos métodos obsoletos pueden provocar retrasos en la incorporación de nuevos clientes, aumentar los costos operativos y complicar el cumplimiento de las normativas en los sectores regulados. En resumen, el proceso manual no solo es ineficiente, sino que también está propenso a numerosos errores humanos.
Como en muchas áreas de negocio, la automatización de procesos ofrece ventajas significativas para mejorar y optimizar los procedimientos KYC, abordando de manera efectiva los desafíos que presentan los sistemas manuales.
Beneficios de las soluciones KYC automatizadas
La adopción de la automatización de KYC no solo mejora la eficiencia y el cumplimiento normativo, sino que también redefine los estándares en el sector bancario y de seguros. Al aprovechar tecnologías avanzadas, las instituciones financieras pueden ofrecer servicios más seguros, rápidos y ajustados a las necesidades de sus clientes.
Gracias a la automatización, los tediosos procesos manuales son sustituidos por sistemas inteligentes capaces de gestionar grandes volúmenes de datos en tiempo récord. Esto se traduce en una reducción significativa de errores, una gestión más eficiente de los recursos humanos y una aceleración de los procedimientos de verificación. Como resultado, los equipos pueden enfocarse en actividades de mayor valor añadido, como el desarrollo de nuevas ofertas o la mejora de la experiencia del cliente.
Recopilación de datos más rápida y confiable
La automatización permite recopilar rápidamente los datos de los clientes a partir de múltiples fuentes. En lugar de recolectar la información manualmente, los sistemas automatizados pueden integrarse con bases de datos, redes sociales, registros públicos, entre otros, para obtener de manera eficiente los datos relevantes. Esto acelera significativamente las etapas iniciales del proceso KYC.
Verificación de identidad optimizada y segura
La verificación de identidad es un componente fundamental de KYC, especialmente en el contexto internacional de la lucha contra el blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo. Los marcos legales obligan a las instituciones financieras a validar meticulosamente la identidad de cada nuevo cliente, asegurando la trazabilidad de las verificaciones realizadas. Mediante el uso de inteligencia artificial (IA) y aprendizaje automático, los sistemas automatizados analizan los datos de los clientes y comparan los documentos proporcionados, como pasaportes y licencias de conducir, con bases de datos oficiales. Este proceso no solo reduce significativamente el riesgo de fraude de identidad, sino que también garantiza un cumplimiento estricto de las normativas vigentes.
Identificación proactiva de riesgos
Los riesgos financieros pueden manifestarse a través de señales sutiles que los agentes humanos podrían no detectar. En cambio, los sistemas automatizados están diseñados para analizar en profundidad los datos de los clientes e identificar estas señales de alerta, como patrones de transacciones inusuales o menciones negativas en los medios. Al apoyarse en algoritmos sofisticados para evaluar los factores de riesgo, estos sistemas categorizan rápidamente a los clientes según su nivel de riesgo—alto, medio o bajo—permitiendo a las instituciones tomar decisiones más informadas y gestionar mejor los riesgos.
Supervisión continua y adaptativa
El cumplimiento normativo no concluye una vez finalizada la incorporación del cliente. Los procesos KYC requieren una supervisión continua para asegurar que toda la información esté actualizada y cumpla con las normativas más recientes. Los sistemas automatizados desempeñan un papel crucial en este aspecto, realizando verificaciones regulares de los nuevos requisitos legales y los cambios en el estado de los clientes. Esta supervisión continua garantiza que las instituciones financieras se mantengan siempre en conformidad, sin sobrecargar la administración. Por ejemplo, la automatización de KYC facilita el cumplimiento de normativas como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
Mejora de la experiencia del cliente y del empleado
La automatización de los procesos KYC transforma la experiencia del cliente, haciéndola más rápida, fluida e intuitiva. Los clientes pueden completar los trámites en línea en cuestión de minutos, lo que acelera la incorporación y aumenta su satisfacción. Además, esta simplificación fortalece la confianza de los clientes en las instituciones financieras. Los empleados, por su parte, se benefician de herramientas más confiables, lo que reduce el estrés asociado a tareas repetitivas y mejora tanto su productividad como su satisfacción laboral.
Optimización de los costos operativos
Uno de los beneficios más destacados de la automatización de KYC es la reducción de los costos operativos. Al eliminar la necesidad de realizar tareas manuales que consumen mucho tiempo, como la entrada de datos y la verificación, las instituciones pueden redirigir los recursos humanos hacia misiones más estratégicas, como el desarrollo de nuevos productos y servicios. Este aumento en la eficiencia se traduce en ahorros sustanciales y en una mejor asignación de recursos.
Impacto de la automatización KYC en el sector bancario
Las instituciones bancarias y de gestión financiera están obligadas a cumplir con normativas internacionales y nacionales estrictas. Como se mencionó anteriormente, los algoritmos de automatización son capaces de verificar de manera regular las nuevas exigencias legales y adaptarse rápidamente a las evoluciones de las leyes y regulaciones. A continuación, se presentan algunos ejemplos específicos para el sector bancario:
- Acuerdos de Basilea: Estos acuerdos establecen normas globales para la adecuación del capital, la gestión de riesgos y la supervisión bancaria. Garantizan que los bancos mantengan un nivel de capital suficiente para cubrir sus riesgos y operar de manera segura, lo que incluye la integración de la automatización KYC en sus procesos.
- Iniciativas de lucha contra el blanqueo de capitales (AML): Las recomendaciones del Grupo de Acción Financiera Internacional (GAFI) están diseñadas para combatir el blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo. Estas normativas obligan a los bancos a implementar procesos KYC robustos, supervisar proactivamente las transacciones y reportar cualquier actividad sospechosa a las autoridades competentes.
- Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF): Estas normas proporcionan un marco para los informes financieros que refuerza la eficiencia de las soluciones KYC al garantizar la transparencia y la comparabilidad de los estados financieros a nivel internacional.
Impacto de la automatización KYC en el sector de seguros
Los proveedores de seguros también están sujetos a normativas específicas de su sector, además de las exigencias generales en materia de KYC y lucha contra el blanqueo de capitales mencionadas anteriormente. A continuación, se presentan algunos ejemplos clave:
- Directiva Solvencia II de la UE: Esta directiva impone requisitos de capital basados en el riesgo a las compañías de seguros, asegurando que dispongan de fondos suficientes para cumplir con sus compromisos hacia los asegurados. La automatización de procesos KYC puede ayudar a las aseguradoras a cumplir con estos requisitos de manera más eficiente.
- Principios Básicos de Seguros (ICP): Establecidos por la Asociación Internacional de Supervisores de Seguros (IAIS), estos principios son ampliamente aplicados y abarcan la gobernanza, la gestión de riesgos y la transparencia. Proporcionan un marco integral para la regulación y supervisión del sector de seguros, donde la automatización KYC juega un papel fundamental en la implementación y cumplimiento de estos principios.
Estudio de caso sobre la automatización KYC
"Las regulaciones nos obligan a verificar rigurosamente la identidad de cada nuevo cliente, el origen de los fondos y la adecuación de nuestra oferta a sus expectativas."
- Responsable de aplicaciones de negocio e inteligencia empresarial, banco privado, 160 empleados
Enfrentando el desafío de la automatización KYC
Las normativas bancarias internacionales exigen una verificación exhaustiva y trazable durante la incorporación de un nuevo cliente. Algunos de estos clientes requieren una atención particularmente delicada, especialmente por razones políticas. En este contexto, un banco privado suizo, especializado en servicios bancarios corporativos y gestión de patrimonios, enfrentaba un proceso de incorporación complejo y exigente que requería un estricto cumplimiento de las normativas vigentes.
Su método tradicional de verificación y entrada de información se basaba en un proceso manual largo y laborioso, que requería hasta 40 formularios y 500 preguntas diferentes para cada nueva cuenta, con una apertura anual de entre 100 y 150 cuentas.
Para simplificar y optimizar la incorporación de clientes, este banco decidió automatizar sus procesos KYC utilizando aplicaciones desarrolladas con la plataforma Bonita.
Durante la implementación, los equipos de negocio y TI mapearon todo el proceso de incorporación, desglosando cada etapa y subproceso de manera detallada. Identificaron numerosos puntos en los que los datos debían ser enviados o recuperados desde diversos sistemas de información internos y externos, como el sistema bancario central, el CRM y otras aplicaciones.
Con aproximadamente 500 piezas de información específicas que debían ser recopiladas y verificadas para cada nueva cuenta, el proceso de incorporación requería una intensa movilización de recursos humanos. Por ello, el equipo técnico desarrolló un portal de usuario dedicado, que permite a los empleados gestionar de manera eficiente las tareas manuales necesarias en cada etapa del proceso.
El despliegue de la primera aplicación de incorporación de clientes se realizó en menos de dos meses. Desde que la aplicación final se completó y se puso en producción, el banco ha logrado centralizar todos los datos de los clientes en una única base de datos, integrada con sus otras herramientas y sistemas existentes, mejorando así la eficiencia y el cumplimiento de sus operaciones.
Example of a KYC process
El valor de un proceso de KYC automatizado
La automatización del proceso KYC ha dado lugar a una solución de incorporación de clientes que se destaca por su facilidad de uso y sus interfaces personalizadas y reactivas. Esta aplicación, robusta y escalable, está diseñada para satisfacer las necesidades futuras del banco. Gracias a esta automatización, el tiempo necesario para incorporar entre 100 y 150 nuevos clientes por año se ha reducido considerablemente, mejorando al mismo tiempo la fiabilidad y trazabilidad de la información, así como la fluidez de las comunicaciones entre los distintos departamentos.
Impulsado por este éxito, el banco ahora planea extender la transformación digital a otros procesos internos.
"Hoy en día, con la automatización completa de la generación de formularios y el proceso de verificación, estamos ampliando el uso del sistema a los equipos de cumplimiento y de back-office, lo que permite la generación directa de datos en nuestro sistema bancario central. Nos dirigimos firmemente hacia procesos completamente desmaterializados."
- Responsable de aplicaciones de negocio e inteligencia empresarial
Adopta una aplicación KYC automatizada con Bonita
Construir una aplicación KYC automatizada utilizando la automatización de procesos de Bonita permite a los bancos y compañías de seguros cumplir eficazmente con los requisitos de verificación y cumplimiento. Esta solución ofrece un valor añadido considerable a los gestores, permitiéndoles concentrarse en tareas estratégicas en lugar de lidiar con un papeleo tedioso y propenso a errores. ¡Simplifica la tecnología KYC!
Para ofrecer una experiencia de cliente de alta calidad, es esencial proteger a los nuevos clientes de las molestias de un proceso de incorporación que, de otro modo, podría ser frustrante y consumir mucho tiempo.
La automatización de KYC, combinada con la automatización de procesos, es claramente el camino a seguir.
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